实验室计算资源管理制度（试行）
为规范实验室计算资源的使用与管理，提高资源利用效率，减少资源闲置、无序占用及费用浪费，建立清晰的资源责任与使用追踪机制，实验室计算资源实行分层管理与责任人制度，按照“谁负责、谁管理，谁使用、谁留痕”的原则进行管理。
一、基本管理原则
所有计算资源仅限用于团队内部科研、项目及相关事务。未经导师或资源责任人同意，不得将实验室服务器、GPU、存储空间、账户或其他计算资源用于团队外部项目、个人商业用途或其他无关事项；不得将账户、密钥或算力以任何形式转借他人使用。确有特殊需求的，应提前说明用途、期限与用量并获得同意，使用情况一并登记。
资源使用过程中应保证人员可追溯、目的可查询、资源消耗可统计；违规情形的处理见第五章。
二、分级管理机制
实验室计算资源实行分层管理，由导师指定资源责任人，负责其所管理成员及相关计算资源的日常协调与监督。原则上形成以下管理层级：
导师 → 资源责任人 → 资源使用人
1. 导师职责
导师职责包含以下各项：
- 决定外部付费资源的开通、额度与预算；
- 指定各资源责任人，明确其管理的学生范围与所辖资源；
- 决定内部计算资源在组内各方向、各项目间的总体分配；
- 审批超出既定用途或额度的使用申请（含对外提供算力、临时增额等特殊需求）；
- 会同资源责任人认定违规情形并确定处理档次，决定资源权限的暂停与恢复；
- 定期掌握资源整体使用与费用情况，并根据实际运行情况修订本制度。
2. 资源责任人职责
资源责任人负责资源分配、使用登记、异常占用协调以及所管理学生的资源使用规范，包含以下职责：
- 管理所负责学生的服务器使用；
- 保证账户、任务与实际使用人员之间具有可追溯关系；
- 协调 GPU 等稀缺计算资源的使用；
- 定期检查磁盘、运行环境及长期任务占用情况，含其名下账户的资源占用；
- 对明显不合理的资源占用及时提醒并进行清理，确保资源使用受控；
- 出现资源冲突时，优先根据科研任务的必要性和紧迫程度协调资源；
- 审核其管理范围内外部付费资源的使用登记与费用支出，发现异常及时核查。
3. 资源使用人职责
资源使用人职责包含以下各项：
- 原则上使用独立账户，保证账户、任务与本人身份对应，任务以本人可识别的方式命名，出现资源长期占用时能够定位到具体使用者，并对本人账户产生的任务、运行环境与数据负责；
- 如实登记本人使用的计算资源，外部付费资源按附件格式逐次登记；仅在批准的用途和额度内使用，超出范围或额度前应重新报备，并配合资源责任人与导师的核查；
- 长期占用资源的任务应具有明确的科研用途，不得保留明显闲置、长期无效运行或长期占用大量资源的任务，接到停止或清理要求时应配合执行；
- 尽量采用已有的运行环境，避免重复创建大量功能相近的 Conda 等环境；不得删除、覆盖或改动他人及公共的目录、环境与数据；
- 及时清理本人产生的数据集、模型权重、checkpoint、缓存与中间结果，不长期占用存储与 GPU 资源；
- 账户、密钥与访问凭证不得共享、转借或交由他人使用；
- 毕业或离开实验室（转组、实习等）后六个月内，完成个人账户中代码、数据、模型、运行环境及其他文件的迁移与清理；确有需要继续保留的，应提前向资源责任人说明并明确保留期限，逾期未处理的，实验室视为无需保留并可统一清除。
三、内部计算资源管理
内部计算资源指实验室自有服务器、GPU 工作站及相关存储和计算资源，按需分配、排队使用，优先保障团队科研与项目任务。
1. 账户配置
研究生（硕、博）根据科研任务申请独立账户；本科生不单独配置长期服务器账户，使用所属资源责任人名下的账户或计算环境，并在其中建立本人可识别的工作目录与运行环境。
2. 分配与排队
GPU、存储等资源由资源责任人统筹分配；集群采用排队方式使用，出现资源冲突时按任务的必要性与紧迫程度协调安排。单次任务的 GPU 上限、最长运行时长及超时处理方式，由资源责任人另行明确并公布。
四、外部计算资源管理
外部资源主要包括商业大模型 API、云服务器、GPU 租赁平台及其他按量付费计算资源。由于外部资源直接产生实际费用，一律实行申请制：使用前须经导师批准并明确预算，每一项外部资源明确对应的资源责任人，由其负责开通、核查与费用汇总，确保每笔消耗可追溯、用途明确。
1. 申请与开通
使用外部付费资源前，应向导师提出申请，说明用途、预算金额与使用期限；经批准后由资源责任人开通账号或额度。大模型 API 调用费用与实验室具体项目直接相关的，按同样方式申请；与项目无关的日常使用，实验室不予支持。
2. 使用登记
每次使用外部付费计算资源前，应按照附件所列格式登记使用事项及费用预算，并向资源责任人报备；未登记、未记录的使用事项不予支持。
3. 核查与费用
资源责任人负责审核其管理范围内的使用登记与实际支出，每两周对外部资源的租赁费用进行汇总与检查；单笔费用超过 1000 元的，应及时向导师报告具体用途、费用构成及相关情况。超出批准预算的部分，由使用人自行承担。
4. 超限与异常
存在未登记使用、未记录消耗，或长期存在无法解释的额度消耗的，暂停对应人员或责任组的外部资源使用权限，待相关使用情况核实后恢复。
五、违规情形处理
本章适用于擅自用于非团队事务、超范围或超额使用、未按规定登记、转借账户或密钥、未按期清理或交接等情形。
（1）初次发生且未造成重大损失的，立即停止使用并清理相关数据，其后续资源申请从严审核；
（2）长期占用资源、将资源用于校外营利性活动，或存在无法解释的额度消耗的，取消其计算资源使用权限并收回账户，就违规使用实际产生的直接费用予以承担；
（3）将企业项目数据、涉密材料或团队未公开发表的研究成果移出团队环境，或造成数据泄露、违反合作方保密约定的，除按第（2）项处理外，报学院、学校按相关管理规定处理；涉及企业合作的，移交导师与合作方依法依约处理。
处理由导师会同资源责任人核实认定，给予当事人说明与申辩的机会，结果记入实验室资源使用记录。
本制度自发布之日起试行。
附件：计算资源使用登记表
| 日期 | 使用人 | 资源责任人 | 使用事项 | 预算金额 | 使用金额 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026.9.22 | 张三 | 李四 | TEVC xxx | 200 | 150 |